Proceso de resolución de problemas: DIFUSIÓN
Técnicas para realizar la presentación de un proyecto en público
- Existen diversas técnicas y metodologías para ordenar los mensajes y estructurar la presentación del proyecto en público. Estas técnicas son válidas para presentar proyectos de innovación a una audiencia, a una empresa o a una clase. Podemos presentar diferentes tipos de proyectos: de creatividad, proyectos de innovación, fin de grado, proyectos fin de carrera, etc.
5 principios básicos para preparar una presentación al público
Para realizar una presentación existen varias técnicas que ayudan a reflexionar, ordenar los contenidos, definir los mensajes y a estructurar la presentación final del proyecto. Todas estas técnicas se basan en unos principios básicos que nos permiten explicar el proyecto para conectar con la audiencia.- Transmitir los mensajes clave, los aspectos realmente esenciales del proyecto, aquellas que justifican su realización.
- Conectar con la audiencia y generar el mayor impacto posible para emocionar y ser memorable.
- Estructurar los contenidos de forma ordenada para que la presentación sea clara y comprensible en el contexto
- Realizar la presentación en el tiempo necesario, con el contenido justo para transmitir la esencia. Elimina lo superfluo, en el caso de las presentaciones públicas, muchas veces, menos es más.
- Promover la acción de los interlocutores, conseguir lo que deseamos, la venta, la inversión, la calificación, etc.
- El círculo de oro
- Método NABC
- La técnica del elevator pitch
El círculo de oro, técnica para definir el mensaje clave de la presentación del proyecto
Esta técnica nos permite definir el mensaje clave de la presentación, ha de ser un mensaje único e impactante para conectar con las personas a través de aquello que realmente es esencial para la presentación del proyecto.La realidad es que las emociones rigen nuestro comportamiento en la mayoría de las decisiones. Si apelamos a aquello que puede emocionar a la audiencia lograremos conectar directamente con las personas que tienen el mismo punto de vista, la misma problemática o los mismos intereses que nosotros presentamos.La técnica del Círculo de Oro consiste en identificar el “porqué” del proyecto que estamos desarrollando, es decir, la razón por la que debería existir o la razón por la que es importante para alguien.Esta técnica se base en el libro de Simon Sinek, “Start with why: How great leaders inspire everyone to take action”, en el que el autor desarrolla la idea del «círculo dorado» y explica los patrones por los que algunos pensadores, organizaciones y, ante todo, líderes consiguen inspirar a las personas.Pasos para realizar la técnica del Círculo de oro
La herramienta del círculo de oro nos ayuda a definir el mensaje clave para conectar con las personas que tienen los problemas o necesidades que hemos identificado.- Paso 1. Iniciar la reflexión para generar una opinión compartida a través de la siguiente pregunta: ¿Cuál es la razón de ser del proyecto? El motivo principal o aquello que realmente importará a alguien.
- Paso 2. Definir el mensaje clave, resumir en el mínimo número de palabras la esencia del porqué de vuestro proyecto. Os recomendamos utilizar un máximo de 12 palabras.
- Paso 3. Estructurar la presentación y transmitir el mensaje clave de la presentación siguiendo el siguiente esquema:
- Dar a conocer el PORQUÉ del proyecto, empezar con algo emocionante.
- Dar a entender el CÓMO lo hacemos, cómo llegamos o cómo realizamos la solución que se propone en el proyecto.
- Finalmente mostrar el QUÉ, cuál es la solución que se propone, cuál es el producto, el servicio final o la conclusión.
El método NABC para estructurar y definir los contenidos de la presentación del proyecto
El método NABC es una herramienta para estructurar una presentación de proyecto que nos permite describir y sintetizar una nueva propuesta. Esta técnica define 4 bloques para desarrollar el discurso: las Necesidades (Needs), la Aproximación (Approach), los Beneficios (Benefits) y los Competidores (Competitors).Esta técnica nos permite construir un discurso sintético y ordenado para presentar el proyecto que hemos desarrollado. Este método es de gran utilidad para comunicar a los demás nuestra propuesta o de realizar un prototipo de la misma.Esta metodología permite identificar todos los elementos importantes del proyecto para la audiencia, de esta forma se facilita la preparación del guión de la presentación o para un vídeo explicativo o para la preparación de un elevator pitch.Pasos para aplicar el método NABC
Esta herramienta nos permite construir el discurso del proyecto a través de responder a las preguntas que se presentan en 4 bloques:Paso 1: NEEDS. Identificar las necesidades. Preguntas: ¿Quién tiene el problema? ¿Cuál es el problema que resolvemos? ¿Qué nivel de importancia tiene o si afecta a mucha gente?Pasa 2: APPROACH. Describir la propuesta final. Preguntas: ¿Cómo la propuesta resuelve el problema? ¿Cómo vamos a realizar la propuesta o quién nos va a ayudar? ¿Cómo llevaremos la solución a los clientes?Paso 3: BENEFITS. Describir los beneficios que aporta a los principales actores. Preguntas: ¿Qué beneficios concretos aporta nuestra propuesta? Cuantificarlos. ¿Cuáles son las dificultades de acceso para el cliente? (pueden ser económicas, físicas o emocionales) ¿Adoptarán las personas la nueva solución? En qué medida.Paso 4: COMPETITORS. Analizar lo que se está haciendo en el ámbito del reto. Preguntas: ¿Cómo se ha resuelto el problema hasta ahora? ¿Quién lo ha resuelto hasta ahora? ¿Por qué nuestra solución es mejor que las existentes?La técnica del elevator pitch para contar una historia en un minuto
Emplear las técnicas de narración de historias (story telling) es el camino más atractivo y efectivo para conectar con la audiencia. A la hora de comunicar, el tiempo es un factor fundamental, por ello debes ser capaz de transmitir la idea de tu proyecto en el menor tiempo posible.El elevator pitch consiste en transmitir la idea de nuestro proyecto en lo que dura un viaje de ascensor, menos de 1 minuto. Aunque este tiempo dependerá del contexto de la presentación que vas a realizar.Pasos para preparar el elevator pitch del proyecto
Redacta el guión final para presentar tu proyecto en un formato de elevator pitch. No te bases solo en datos y cifras, desarrolla una historia alrededor del proyecto que deseas presentar. La exposición tiene que durar el menor tiempo posible y generar el maximo impacto. La técnica del elevator pitch te propone explicar tu proyecto en 3 pasos.- Paso 1, Hook: Entrada para atraer el interés de la audiencia. Empezar con algo impactante para sorprender a las personas o a la audiencia. Relatar una historia personal o una vivencia para conectar y captar toda la atención.
- Paso 2, Core: Explicar la propuesta de valor del proyecto. Ser cuantitativo para ser más conciso y creíble (specificity is powerful) Utiliza el círculo de oro para definir la propuesta de valor en 12 palabras.
- Paso 3, Close: Finaliza la exposición con un eslogan impactante y memorable. Intentar que la conclusión del proyecto interpele a la audiencia, realiza una llamada a la acción.
Consejos generales para realizar una presentación de proyecto en público con éxito
- Para conectar y hacer memorable la presentación del proyecto debes sorprender a la audiencia. Hay diferentes formas, puedes definir unos mensajes muy impactantes, teatralizar la presentación, contar algo personal o utilizar recursos audiovisuales (video clip)
- Realiza el guión de la presentación siguiendo los pasos propuestos en la técnicas, desarrolla una historia a explicar a la audiencia. Si es necesario puedes montar un power point o utilizar cualquier software o plataforma para realizar presentaciones.
- Desarrollar una conclusión o eslogan final para llamar a la acción a la audiencia. Piensa que necesitas que haga la audiencia: que valoren mi proyecto, comprarlo, invertir, utilizar el producto o servicio, etc.
- Si el proyecto se ha desarrollado por un equipo, prepararse la presentación a conciencia porque el éxito puede depender de cómo el grupo lo exponga.
- Ensaya la presentación varias veces para fijar los mensajes y definir el ritmo de la presentación. Presenta la presentación a una audiencia de prueba y recoger los comentarios, de esta forma mejorará el resultado enormemente.
Comunicación efectiva: qué es y cómo lograrla
Se dice que las personas estamos cada vez más conectadas.
Que enciendes tu ordenador o coges tu móvil y tienes a tu disposición múltiples métodos de comunicación para contactar con quien quieras, en cualquier parte del mundo, en tan solo unos pocos segundos. Pero, ¿es esa realmente una comunicación efectiva?
En el ámbito personal o en el laboral, ¿conseguimos que nuestros mensajes tengan de verdad los efectos deseados?
Para lograr esta comunicación efectiva, es necesario que tengas una idea clara de lo que quieres comunicar y selecciones cuidadosamente las palabras, el tono y el lenguaje corporal adecuados para transmitir tu mensaje de manera efectiva.
Por su parte, la persona que recibe el mensaje debe estar en disposición de escuchar y comprender ese mensaje, prestando atención a la información y buscando aclarar cualquier duda o malentendido que pudiera surgir.
Con este punto básico aclarado, vamos a ver elementos, características, técnicas y más cuestiones necesarias para establecer métodos de comunicación eficaz.
Trabajar para conseguir que nuestra comunicación sea efectiva, repercutirá en todos los aspectos de nuestra vida, pero dada la temática de esta página web, me voy a centrar en dos:
✅ Comunicación efectiva en el trabajo
El impacto positivo que observarás rápidamente al practicar la comunicación efectiva en el trabajo, será:
👍 1. Mejora la productividad: ayuda a mejorar la productividad de un equipo de trabajo, porque permite una mejor coordinación y colaboración entre las personas.
👍 2. Evita errores y malentendidos: te permitirá asegurarte de que todas las personas involucradas tengan la misma comprensión de los objetivos, tareas y responsabilidades.
👍3. Fomenta el trabajo en equipo: favorece la participación, el intercambio de ideas y la retroalimentación constructiva.
👍4. Ayuda a resolver conflictos: permite una discusión abierta y constructiva de los problemas, y llegar a acuerdos mutuos y beneficiosos para todas las partes.
👍5. Mejora el clima laboral: fomenta un ambiente de confianza, respeto y colaboración.
✅ Comunicación efectiva en los negocios
A su vez, la comunicación efectiva de puertas para afuera en un negocio (por ejemplo, un eCommerce) traerá los siguientes efectos positivos.
👍1. Fomenta la confianza: la comunicación efectiva es clave para fomentar la confianza de los clientes. Si los clientes perciben que la empresa se comunica de manera eficiente y clara, es más probable que confíen en ella y que compren.
👍 2. Mejora la experiencia del cliente: ayuda a mejorar la experiencia de cliente al proporcionar información clara y precisa sobre los productos, políticas de la empresa, tiempos de envío u otros aspectos importantes.
La transparencia es persuasiva.
👍 3. Resuelve problemas: si surgen problemas con los pedidos, entregas, pagos, etc. La comunicación efectiva puede ayudar a resolver estos problemas de manera rápida y eficiente, minimizando el impacto negativo en la experiencia del cliente.
👍 4. Ayuda a construir relaciones: ayuda a construir relaciones sólidas, duraderas y de confianza con los clientes, lo que puede conducir a una mayor lealtad y fidelización de clientes.
Tipos de comunicación efectiva
Antes de explicar las diferentes técnicas que podrás emplear para establecer una comunicación eficaz, y las barreras que deberás sortear, conviene que conozcas los diferentes métodos de comunicación efectiva:
Formal
Es el tipo de comunicación se refiere a la comunicación oficial que se da dentro de la estructura jerárquica de una organización.
Por lo general, se utiliza para transmitir información relacionada con políticas, procedimientos y objetivos de la empresa.
Un ejemplo podrían ser los memorandos, informes, o los procedimientos escritos.
Informal
Se refiere a la comunicación no oficial que se da dentro de la organización.
Se da fuera de la estructura jerárquica y se utiliza para transmitir información personal, social y no relacionada con el trabajo.
Como por ejemplo conversaciones en una cafetería, mensajes de texto entre compañeros de trabajo, correos electrónicos personales, etc.
Ascendente
Es la comunicación que se da desde los empleados hacia los niveles superiores de la organización.
De forma habitual, se utiliza para transmitir información sobre problemas, sugerencias, comentarios y otros aspectos relacionados con el trabajo.
Por ejemplo, pueden ser informes de progreso, sugerencias de mejora, encuestas de satisfacción del personal, etc.
Descendente
Al contrario que la anterior, se produce desde los niveles superiores de la organización hacia los empleados.
Se suele utilizar para transmitir información relacionada con las políticas, objetivos y decisiones de la empresa.
Pueden incluir anuncios de nuevos productos, objetivos de la empresa, directrices para el trabajo, etc.
Horizontal
Se establece entre compañeros de trabajo que ocupan el mismo nivel jerárquico dentro de la organización.
Para compartir información y colaborar en proyectos y actividades que requieren la participación de varios departamentos o áreas.
Pueden servir de ejemplo las reuniones de equipo, discusiones en grupo, intercambio de información en proyectos conjuntos…
Elementos de la comunicación efectiva
Puede que recuerdes esto de cuando estabas en el colegio, porque los elementos que intervienen en la comunicación efectiva, son exactamente los mismos que en cualquier tipo de comunicación.
Aun así, vamos a recordarlos:.
– Emisor: es la persona que envía el mensaje. Es responsable de seleccionar el mensaje y transmitirlo de manera clara y precisa.
– Receptor: es la persona que recibe el mensaje. Debe recibir y comprender el mensaje.
– Mensaje: es la información que se transmite. Tendrá que ser clara, coherente y relevante para la persona a la que va dirigida.
– Canal: es el medio por el cual se transmite el mensaje. Puede ser oral, escrito o visual, y debe ser seleccionado de acuerdo tanto con las características del mensaje, como las del destinatario.
– Contexto: es el entorno en el que se produce la comunicación. Incluye el lugar, el momento y las circunstancias en las que esta se produce.
– Código: es el conjunto de signos y símbolos que se utilizan para transmitir el mensaje. Debe ser conocido y compartido por el emisor y el receptor para lograr una comunicación efectiva.
– Retroalimentación: es la respuesta del receptor al mensaje. Es importante para asegurarse de que el mensaje se ha entendido correctamente y para corregir cualquier malentendido.
– Ruido: son las interferencias que pueden afectar la comunicación, como distracciones, problemas técnicos o barreras lingüísticas.
8 Características de una comunicación efectiva
Si analizamos una comunicación efectiva, encontraremos unas características comunes que hacen que cumpla su objetivo.
Son las siguientes:
1. Claridad
El mensaje debe ser claro y conciso para que el receptor lo entienda sin confusiones.
2. Precisión
Un mensaje preciso y que no dé lugar a interpretaciones ambiguas o malentendidos.
3. Coherencia
También es necesaria la coherencia y que el mensaje tenga sentido en el contexto en el que se está comunicando.
4. Relevancia
El mensaje debe ser relevante y adaptado al contexto y al receptor al que va dirigido.
5. Empatía
El emisor debe ser capaz de ponerse en el lugar del receptor para entender sus necesidades y perspectivas, y adaptar su mensaje a ellas.
6. Retroalimentación
El emisor y el receptor deben estar dispuestos a dar y recibir retroalimentación para asegurarse de que el mensaje se está entendiendo correctamente.
7. Escucha activa
El receptor debe estar dispuesto a escuchar activamente al emisor para comprender su mensaje y demostrar interés en lo que está diciendo.
8. Lenguaje no verbal
El emisor debe prestar atención a su lenguaje no verbal (gestos, expresiones faciales, tono de voz) para asegurarse de que el mensaje sea congruente con su comunicación no verbal.
Diferencias entre comunicación asertiva y efectiva
Existe una duda bastante común a la hora de relacionar la comunicación efectiva con la comunicación asertiva.
Y es que, aunque no son lo mismo, están bastante relacionadas.
La comunicación efectiva se refiere a cualquier tipo de comunicación que logra transmitir un mensaje claro y relevante de manera satisfactoria a su audiencia.
Esto incluye tanto la comunicación verbal como no verbal.
Por otro lado, la comunicación asertiva se enfoca en la habilidad de expresar tus pensamientos, sentimientos y necesidades de manera clara y directa, sin agredir ni faltar el respeto a la otra persona.
Se trata de una forma de comunicación que busca equilibrar tus propias necesidades y deseos con los de las demás personas, y encontrar soluciones justas y satisfactorias para ambas partes.
Principales barreras de la comunicación efectiva
Al igual que existen una serie de características de la comunicación eficaz, y diferentes técnicas para conseguirla, nos encontraremos una serie de barreras que deberemos sortear:
⚠️ Semánticas
Están relacionadas con el uso del lenguaje, incluyendo palabras técnicas, jergas o argot, así como diferencias culturales en la comprensión de ciertas palabras o expresiones.
Muy comunes, por ejemplo, en el uso del Español en diferentes países.
⚠️ Físicas
Son, literalmente, obstáculos físicos que dificultan la comunicación, como el ruido excesivo, la distancia, la falta de iluminación adecuada, etc.
⚠️ Psicológicas
Tanto la persona emisora como la receptora no están siempre en la situación adecuada para que se establezca la comunicación eficiente.
Las emociones y estados de ánimo de las personas que participan en la comunicación, como la falta de atención, la ansiedad, la frustración, el enfado, etc. pueden influir en la comunicación.
⚠️ Perceptivas
A veces las personas interpretan el mensaje de forma diferente debido a su propio marco de referencia o a sus propias creencias y prejuicios.
O incluso a la ausencia de alguno de los sentidos que intervienen en la comunicación. Como es el caso de las personas con dificultades visuales, auditivas o en el habla.
⚠️ Culturales
Se dan cuando las personas de diferentes culturas tienen formas diferentes de comunicarse, con diferentes reglas y expectativas de comportamiento.
⚠️ Tecnológicas
Cada vez son más comunes las barreras que se establecen con el uso de la tecnología, como, por ejemplo, la falta de habilidades en el manejo de herramientas digitales o problemas de conectividad.
Es importante tener en cuenta que estas barreras no son excluyentes entre sí, y que en muchas ocasiones nos las podemos encontrar a la vez.
Técnicas de comunicación efectiva
Ahora sí, aquí tienes algunas de las técnicas principales que te ayudarán a establecer una comunicación eficaz.
👉 Practica la escucha activa
Presta atención de manera consciente y sin interrupciones a la persona que está hablando, para comprender su mensaje y sus emociones.
👉 Habla de forma clara y directa
Es importante hablar con claridad y de forma directa, evitando los tecnicismos o jerga que la otras personas pueden no entender y puedan dificultar la comprensión del mensaje.
👉 Haz preguntas abiertas
Son aquellas preguntas que no pueden ser respondidas con un simple sí o no, sino que invitan al receptor a explicar sus ideas o pensamientos.
Qué, cómo, cuándo, dónde, por qué… son buenas fórmulas para empezar una pregunta que inviten a una respuesta desarrollada.
👉 Utiliza el lenguaje no verbal
La postura corporal, los gestos y las expresiones faciales pueden complementar y reforzar el mensaje verbal, por lo que es importante prestar atención a estos detalles.
Esta técnica de comunicación es toda un arte en sí misma.
👉 Adapta el mensaje
Ten en cuenta el perfil de la persona que recibirá el mensaje, su nivel de conocimiento sobre el tema y su estilo de comunicación para adaptar el mensaje a sus necesidades y características.
Es más fácil adaptar el mensaje a tu audiencia que esperar a que sea ella la que se adapte a tu mensaje.
👉 Usa ejemplos concretos
Los ejemplos concretos y situaciones reales pueden ayudar a ilustrar y aclarar el mensaje, y hacerlo más comprensible.
Está relacionado con la famosa frase “una imagen vale más que mil palabras”.
Esto no siempre es así, pero si empleas un ejemplo que ilustre lo que se trata de transmitir, la asimilación del mensaje será mucho más rápida.
👉 Empatiza
En realidad, esta técnica de comunicación efectiva podría ser un resumen de todas las anteriores.
Tratar de ponerse en el lugar de la persona a la que nos dirigimos, comprendiendo sus emociones y necesidades, nos permitirá comunicarnos de manera efectiva y establecer una conexión mucho más profunda.
👉 Practica la retroalimentación
Por último, es muy recomendable que al finalizar una conversación, preguntes a la otra persona si ha comprendido el mensaje y si tiene alguna duda o pregunta adicional.
El famoso feedback.
Esto te permitirá evitar o corregir malos entendidos y reforzar el mensaje.
Tarea evaluable número 1
Piensa en una necesidad que dé lugar a un proyecto empresarial y exponlo utilizando el método NABC:
Pasos para Realizar el Proyecto Empresarial
Identificación de la Necesidad (N)
- Realizar una lluvia de ideas (brainstorming) para identificar problemas o necesidades en tu entorno.
- Seleccionar una necesidad específica que sea relevante y significativa.
Desarrollo de la Aproximación (A)
- Investigar posibles soluciones para la necesidad identificada.
- Elegir la mejor solución y desarrollar un plan detallado de cómo implementarla.
- Definir los productos o servicios que ofrecerán y cómo los producirán o adquirirán.
Análisis de los Beneficios (B)
- Identificar los beneficios que tu solución ofrecerá a los clientes.
- Considerar los beneficios para la comunidad y el medio ambiente, si es aplicable.
- Evaluar los beneficios para el negocio, incluyendo posibles ingresos y crecimiento.
Estudio de la Competencia ©
- Investigar otras empresas o soluciones que ya existen en el mercado.
- Analizar sus fortalezas y debilidades.
- Determinar cómo tu proyecto se diferenciará de la competencia y qué ventajas competitivas ofrecerá.
Planificación y Organización
- Crear un plan de acción con tareas específicas y plazos.
- Establecer un presupuesto y plan financiero.
Desarrollo del Prototipo o Piloto
- Si es posible, desarrollar un prototipo del producto o servicio.
Marketing y Promoción
- Desarrollar una estrategia de marketing para dar a conocer su proyecto.
Presentación del Proyecto
- Preparar una presentación clara y convincente que explique cada parte del método NABC.
- Practicar la presentación para asegurarse de que todos los miembros del equipo estén preparados.
Tarea evaluable número 2
Realiza una infografía vertical u horizontal con las técnicas de comunicación efectivas vistas anteriormente (están más arriba). Ejemplos:
